Використання для вирішення різних робочих питань загальних чатів у месенджерах є повсякденною практикою майже будь-якої сучасної компанії. Але, на жаль, навіть за тотальної поширеності подібних чатів далеко не всі працівники знають, як правильно в них спілкуватися, щоб не виходити за межі ділової бесіди. Ми допоможемо розібратися в основних правилах етикету в робочих чатах.
Якщо весь робочий колектив складається всього з 3–5 осіб, які працюють в одному приміщенні, то особливої необхідності спілкування за допомогою месенджерів зазвичай не виникає, адже будь-які робочі теми цілком зручно в цьому випадку обговорити особисто. А от якщо йдеться про компанію з 10, 20, 50 і більше осіб або ж про віддалену роботу, то тут чати не просто бажані, а навіть необхідні.
Ось тільки часто вони використовуються далеко не настільки ефективно, як хотілося б: у них то ніхто взагалі не відповідає, то «захаращує» спілкування смішними картинками, мемами й особистими фото, то нескінченно перепитує, уточнює й однаково не відповідає на конкретно поставлені питання. Звичайно, так справа не піде, тому правила та етикет використання робочих чатів мають знати всі.
Окремі чати
Для різних відділів чи інших структурних підрозділів компанії мають бути свої робочі чати, інакше в загальному потоці інформації всі співробітники просто «потонуть». Загальний чат має сенс використовувати тільки для інформування співробітників із питань, що стосуються дійсно всіх.
Робочі чати — тільки для роботи
І керівники, і підлеглі мають знати, що чати призначені для спілкування з робочих питань. Відповідно, писати в такі чати слід лише в робочий час і лише в справі.
Грамотне та ввічливе спілкування
Під час написання повідомлень у робочий чат необхідно дотримуватися хоча б елементарних правил орфографії та пунктуації, а також виявляти ввічливість до співрозмовників. Це не означає, втім, що потрібно зловживати ввічливими зверненнями та фразами, як правило, достатньо вітання, висловлювання подяки та прощання.
Стислість — сестра таланту
Зазвичай ніхто не любить таких співрозмовників в онлайн-чатах, які для єдиного за змістом інформаційного повідомлення надсилають по 10–20 окремих повідомлень з 1–2 слів або пишуть такі «простирадла» тексту, що мало в кого вистачає терпіння прочитати їх повністю. Тому всім учасникам робочих чатів корисно викладати свої запитання чи аргументи стисло та зрозуміло, без «води».
Жодних голосових
Хоча можливість обміну голосовими повідомленнями є базовою практично в будь-якому месенджері, у робочих чатах такими повідомленнями краще не користуватися. По-перше, не у всіх у потрібний момент під рукою можуть опинитися навушники для прослуховування аудіоповідомлення, а по-друге, на прослуховування голосових витрачається зайвий час, до того ж потім знайти інформацію, що озвучена в таких повідомленнях, буде неможливо.
Важлива інформація має бути закріплена
В онлайн-чатах швидкість обміну інформацією буває дуже високою, тому важливі повідомлення треба обов’язково якось виділяти та закріплювати, щоб їх не доводилося потім шукати у всьому листуванні. Зазвичай відповідна функція в месенджері так і називається — «Закріпити повідомлення».
Безпека понад усе
У робочих чатах може бути конфіденційна інформація, тому дотримання правил безпеки має велике значення: адміністраторські права в чатах мають належати керівнику, звільнених співробітників треба видаляти з усіх робочих листувань, повідомлення з паролями не мусять довго бути в доступі тощо.
У наші дні месенджери та чати стали невід’ємною частиною життя, проте не можна дозволяти їм займати весь час. У робочих чатах краще не «смикати» колег по дрібницях, а також краще не піддаватися спокусі реагувати на кожне повідомлення про нове повідомлення відразу ж, відволікаючись при цьому від виконання прямих обов’язків (якщо не йдеться про справді важливі та термінові повідомлення).
За матеріалами: https://anydaylife.com/post/7198
